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    文秘工作的写作基础与技巧

    作者:2615111 浏览数: 关键词: 文秘 写作 技巧

      商务文秘写作原则

      实事求是的原则

      公文处理工作必须要发扬深入实际、联系群众、调查研究、认真负责的工作作风,因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题,它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。如果不深入实际,调查全面真实的情况,只是闭门造车,必然陷入官僚 主义、形式主义和文牍主义的泥沼,使公文成为脱离实际,堆满了官话、套话、空话、假话、大话的垃圾堆,使浮夸虚饰、生搬硬套、本本主义、瞎指挥、妄下结论的官僚 主义之风侵害机关和组织的健康肌体,这样公文处理不但无助于组织的管理,发挥不了实际的作用,甚至可能会带来混乱和矛盾等负面效应。所以公文处理必须是一种有效的信息沟通,公文处理的实践者应该从客观实际出发,倾听群众和基层的呼声,如实地反映真实情况,不先入为主,不任意夸大和缩小问题,不掩饰矛盾,既报喜也报忧。同时,公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理,运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。能够发现问题,提出问题,分析问题,最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中,最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。

      精简的原则

      精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。繁文褥节一直是困扰公文处理活动实现高效的突出问题。党和政府的有关领导曾一再要求反对党八股,倡导搬文山,填会海,但这些问题始终未能得到很好的解决。今天商品经济社会对于公文处理活动的时效性要求更高,质量要求更严,因此必须要化繁为简,删繁就简。首先,文章要写得短一些,精一些,公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次,公文的运转处理程序的环节要力求精简,减少不必要的层次和工作环节,合并一些环节和手续,随着逐步改善加工手段,有效地控制程序,减少出现差错的机会,最终实现逐步简化过程。第三,公文处理的实践者必须从观念上破除那种陈腐的以为繁琐、层次多必有效的旧观念,树立起精简的意识,认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法、工具,才是保证公文处理便捷有效的正确方法。

      高效的原则

      效率和质量是相依相伴的,效率高不仅依赖于快节奏、高时效,更取决于公文处理的高质量,只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到,使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成,所有人员都能各司其职,公文处理的高效才有可能实现。公文处理的质量涉及到了公文处理活动构成的各个要素,涉及到了工作过程的每个环节,涉及到了评估审核的指标体系。首先,质量的高低不仅要依靠设备、物质、材料、工具等硬的因素,也要依靠人的主观努力、信息的保证和制度的完备等很多软的因素,只有在两个方面都达到高的质量,效率才能真正有保证。否则,只是片面的强调速度,强调快,强调客观设备条件、物质条件是否具备,就有可能欲速则不达,出现只重物而不重人的倾向。

      商务文书写作要素:

      主旨

      所谓主旨,就是指商务文书的中心思想,即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写,而应该具有一个明确的目的;换而言之,就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

      在主旨方面,应该遵循正确,务实,集中,鲜明的原则。

      材料

      好的商务文书不是可以一蹴而就的,需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知,就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料,以确保前后建立起必要的联系和呼应。

      在材料方面,应该遵循收集要多,选择要严,使用要巧的原则。

      结构

      另外,好的商务文书还应该具有良好的结构,否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间,而需要去强调的内容则被相应的弱化。

      在结构方面,可以选择篇段合一式、分层表达式、分条列项式等方式。

      语言

      如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼,那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

      在语言方面,应该做到风格平直朴实庄重,表达规范准确简练,最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

      秘书技能:写好工作总结的方法

      一根据工作职能进行总结

      这是一种最主要的总结角度,常用于年度工作报告,用于对工作进行全面总结。

      如税务部门的主要职能是执好法、收好税、带好队、服好务,某省国税局在总结工作时就归纳为税收收入跃上新台阶;依法治税得到新加强;队伍素质有了新提高;纳税服务有了新改进等部分,这就是从工作职能出发来总结工作的。

      二根据工作思路进行总结

      如果工作思路与众不同或别有创新,也可以围绕工作思路来总结。

      某省国税局抓税收分析工作,先从宏观税负查找可能存在问题的行业,然后再对该行业可能存有疑点的企业进行微观评估,然后进一步总结经验、汲取教训、制定制度,形成长效机制。整项工作思路清晰,层层递进,富有启发性。该单位在经验总结时就归纳为宏观分析定方向;微观分析找问题;健全机制求长效三部分,在全国交流时产生了很大反响。一般来说,用这种角度来总结工作,效果好坏主要取决于思路是否清晰、深刻、新颖。

      三根据工作特色进行总结

      这种方法常用于专项工作的经验介绍,对执笔人要求比较高,不仅需要充分掌握材料,而且还要有一双善于发现的眼睛,能从大量的资料中挖掘出闪光点来。

      笔者刚参加工作时,有位同事承担了撰写本单位思想政治工作总结的任务,但反复修改,几易其稿,还是通不过,十分苦恼。一位从事文字工作多年的办公室领导提醒他,可以先从原始材料中提炼出特点和特色来,然后再围绕这些特点进行总结。可谓一语惊醒梦中人,这位同事听后迅速调整思路,抓住本单位思想政治工作工作扎实、细致耐心、方式灵活、领导带头的特点进行总结,归纳为立足一个实字,增强思想政治工作的针对性;着眼一个细字,增强思想政治工作的感染力;突出一个活字,增强思想政治工作的吸引力;强调一个带字,增强思想政治工作的感召力等部分。领导看后十分满意,认为不落俗套,写出了新意,还要求大家作为范文来学习。选用这种角度写起来比较难,对秘书工作者的写作能力要求也很高,但写好了就别具一格,很有说服力。

      四根据采取的工作措施进行总结

      这也是很常见的方法,主要用于对某方面的工作进行总结。

      如某市纪检部门抓执行力建设时采取了统一思想、转变作风、加强督办、素质培训四大措施,总结时就归纳为统一思想抓落实;转变作风抓落实;督促检查抓落实;提高能力抓落实四部分。又如某市工商局从教育引导、内外监督、健全制度和严格惩处等方面抓规范执法工作,总结时就归纳为创新载体,提升教育的针对性;内外并重,增强监督的实效性;建章立制,确保机制的长效性;狠抓不懈,提高查处的准确性。这是根据工作措施进行总结的典型例子。

      五根据开展工作的时间顺序进行总结

      这种方法一般用于对专项工作进行总结。

      如完成某个重点项目后,从领导重视,精心组织;制定方案,分工负责;加强协调,形成合力;抓好试点,健全方案;狠抓落实,强化执行;总结提高,优化改进等六方面进行总结。这个例子所采取的角度就是开展工作的先后顺序。应该说,这种方式能完整描述整项工作的全貌,但缺点是重点不突出,特点不明显,写不好很容易变成流水账,难以给人留下深刻的印象。

      六根据关键词进行总结

      党代会、中央全会等各种重要会议,往往会提出一些新的理念,出现一些热点词汇。合理利用这些热点词汇来总结工作,既可以体现时代气息,又可以提升文稿的高度。

      有一次,笔者参加市政协的一个会议,市领导在讲话时抓住政协的协这一关键字进行总结论述,第一,所谓相协,首要之义为协商;第二,所谓相协,又有协力之义;第三,所谓相协,又有协和之义;第四,所谓相协,还有协同之义,讲得富有新意,十分精彩,赢得了满堂喝彩。因此,作为一名秘书工作者,如果经常关注党中央的最新精神和理念,能善于提炼、总结关键词或字,也能开阔思路,提高总结的水平。

      七根据参与主体来总结

      当某方面工作或者某个重大项目完成后,一般都要召开会议,总结工作,表彰先进。这种场合的总结部分,往往围绕参与该工作的各主体来构思。

      如某次抗洪抢险救灾工作总结表彰会议的总结部分就采用了这种方法,在整个抗洪抢险中,党中央高度关注;受灾省区的各级党委和政府,认真贯彻执行党中央、国务院的方针;人民解放军和武警部队坚决响应党和人民的召唤;人民群众是夺取抗洪抢险胜利的主力军和真正英雄,这是按参与主体总结的一个经典范例。

      八根据解决的问题来总结

      在总结工作时,针对解决的问题来归纳,往往也会取得很好的效果。

      有一次,笔者所在单位的服务部门总结工作,客观来说这个部门做了很多工作,也采取了很多创新的措施,成效也比较明显,但上级领导听了汇报并不满意,批评思路不清楚,工作针对性不强。回去后,该部门对材料进行了重新补充和梳理,从解决脸难看、事难办、门难进等问题出发,将工作总结为进一步提高服务意识,尽量让老百姓少受一点气;进一步改进服务环境,尽量让老百姓少跑一点路;进一步优化服务手段,尽量让老百姓少花一点钱;进一步提升工作效率,尽量让老百姓少排一点队四个方面,得到了领导的认可。用这种角度来总结工作,针对性强,直接鲜明,能给人留下较深的印象。

      上述只是笔者根据工作经验归纳的几种角度,在实战中它们往往不是独立使用的,常常是根据情况有机组合的。撰写总结时,应当认真收集材料,掌握总结对象的特点,尝试从多个角度出发,把思路向四面扩散,沿着不同的方向、不同的侧面思考问题,然后再进行比较分析,找出最佳的总结角度和方法。这就要求我们秘书工作者平时注重积累分析,不断拓宽、丰富分析问题的角度,让自己的思维更加发散、更加多元、更加活跃。

      

      一、写作基础知识

      主题是文章的统帅和纲领,是文章的核心;主题源于材料,主题不能先行,必须从实际出发,从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有:①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。

      文章结构安排的环节主要包括:选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细,无懈可击)、自然(顺理成章,开阖自如)、完整(匀称饱满,首尾圆合)、统一(和谐一致,通篇一贯,决不相互抵触,自相矛盾)

      文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明,其中议论的方法又可具体分为:①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。

      语言运用的基本要求:合体、得体,准确、顺达,简洁、明快,生动、有力。

      二、公文的特点和种类

      公文,也称公务文件,是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录,其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有:①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。

      根据不同的标准,公文可从不同角度进行如下分类:

      (1)根据形成和作用的公务活动领域,公文可分为通用公文和专用公文两类。

      (2)根据内容涉及国家秘密的程度,公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

      (3)根据行文方向,公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

      (4)根据内容的性质,公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

      (5)根据处理时限的要求,公文可分为平件、急件、特急件三类。

      (6)根据来源,在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

      三、写作技巧

      1.把握特点

      所谓特点,是与其它文体相比较而呈现出的不同点和区别点。分析和认识总结文体的特点,是写好总结的关键所在。不了解这一特点,就抓不到重点,也就很难写出有特色的工作总结。总结与其它的文体相比较,有五个不同特点。

      一是在内容上,不是写现在,而是写过去。就是对已经做过的一个时期的工作,进行全面地、系统地回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼,把大量的感性材料集中起来,使之条理化、系统化、科学化。

      二是在对象上,不是写群众,而是写机关。就是总结领导机关在组织领导、指导思想、工作作风和工作方法上,有什么经验,有什么教训,看以前服务得怎么样今后怎样继续服好务。

      三是在方法上,不是我说你怎么样,而是说我(们)怎样。就是自我解剖,自我认识,自我肯定,自我表扬自我批评,自我提高。因此,一般是以第一人称(我或我们)的口气出现,也有用第三人称的。

      四是在目的上,不是预测情况,估算数字,盘算问题,而是肯定成绩,找准问题,悟出道理,明确方向。写昨天,看今天,指导明天。总结工作不是目的,目的在于吸取经验教训,做好当前和今后的工作。如果只是把总结当成收录材料的容器,写成流水账,就达不到预期的效果。

      五是在体裁上,不是记叙文而是议论文。总结不只是对情况与事实作概略性的综合归纳,而主要是对事物作本质的分析,把感性认识上升到理性认识,从中找出事物发展的基本规律。揭示规律性的东西很重要,不仅要千方百计找出规律,清楚明白地反映规律,而且要用事实明白无误地说明规律。

      六是在作用上,就是向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况及向外单位介绍情况和经验。向群众作总结并报告工作,是让群众了解各方面工作的情况,树立信心,明确方向;向上级汇报工作,是让上级机关全面了解下面工作的情况,以便及时获得上级机关的指导;向外单位介绍本单位的工作情况和经验教训,是提供学习借鉴。

      2.区分类型

      总结的文体细分有很多种,但无论是从内容上分,或是从范围上分,或是从时间上分,都不外乎两大种:一种叫全面性工作总结,一种叫专题性工作总结。

      (一)全面性工作总结。就是对一个单位、一个部门、一个组织的一个时期、一个阶段的工作实践进行全面总结。凡在机关工作的同志,都经常和这种文体打交道,其关键是要总结经验和教训。全面总结,一般时间跨度长,涉及的范围广,包含的内容多。在写作过程中,既要把各方面的工作情况反映出来,又要突出中心,抓住重点,纵深结合。我认为,解决这个问题的有效办法就是要搞好三个统一:

      一是统一总结的中心内容。是以反映工作情况为主,还是以反映经验体会为主,要有一个明确的思想。

      二是统一总结的主题思想。写全面总结要树立一个主题思想,确定一个主题,围绕主题写就不会走题。不树立一个主题思想,写出来的总结就很难突破一般化。

      三是统一工作形势的估价。写全面总结之前,要对本单位、部门、组织在该阶段的工作形势有一个明确的评价,搞清楚总的形势如何,哪些工作做得最好、成效最突出,哪些做法和经验值得总结推广,哪些单位、部门、组织的工作最典型(两方面),哪些问题和原因需要总结上报。在这些方面统一了思想认识,执笔者就有了主攻方向,结构编排就容易,就易产生灵感,下笔也就顺畅。

      (二)专题性工作总结。就是对某项工作进行专题总结,也就是单独对某一项工作、某一个方面的经验教训进行专门总结。其特点是突出一个专字,要求内容专、主题专、事例专、经验专、写作手法也专。在写专题总结时,必须对有关专题的内.容、原则、要求、方法,全面深刻地认识和理解,知道所要写的总结专在那里,专的是否有理,专的是否有据,专的是否新颖。如果不掌握这些情况,就很可能把专题总结写成一般性的总结。在写作过程中,最好按照提出问题,分析问题,解决问题的顺序进行。

      3.突出经验

      写总结的根本目的,不只是为了肯定成绩和找出问题,更重要的是为了吸取以往的经验教训,做好当前和今后的工作。这种目的,要求我们在写总结中,不能满足于把成绩讲够、把问题找准、把措施定好,应该在总结经验上多动脑筋,多花气力。多下功夫。哪怕是一份总结里面只总结出一条有普遍指导意义的经验,也是成功的。我感到写好经验总结,要把握好以下三点。

      (一)要有精巧的构思。开好头、结好尾、突出中间,这是写好经验总结的基本要求。古人作乐府诗,讲究凤头、猪肚、豹尾,即开头要像凤凰头一样漂亮美丽,中间要像猪肚一样充实饱满,结尾要像豹尾一样威风有力。我认为,这个原则同样适用于我们写工作总结。要竭尽全力把情况部分写得很漂亮,把经验部分写得很充实(饱满),把措施部分写得很有力。

      (二)要广泛占有资料。写好一个单位、部门或组织的经验总结,必须充分占有资料。起码要掌握四个方面的内容:一是要准确掌握在该阶段内做了哪些主要工作,每项工作的起止时间、发展过程,哪些工作做得较好,哪些工作做得一般,哪些工作做得较差。二是要详细了解在该阶段工作中,面临的背景情况,利弊条件,遇到的矛盾,解决这些矛盾和问题采取了什么办法和措施,有什么成效,有什么经验教训。三是要清楚有哪些能说明工作成效、经验教训的典型事例,精确数据,群众语言和意见及建议,各级的评价等。四是洞悉当前的工作存在什么问题和原因,哪些是带倾向性的问题,哪些是一般性的问题,哪些是老问题,哪些是新问题。

      4.创新出彩

      一篇好文章,重要的标准是义理创新,言前人所未言,发前人所未发。无疑,这种创新出彩,是合乎民众的期盼与时代的召唤,是对社会事物认识的深化,对客观规律的揭示,对历史与现实问题的,是科学新命题的提出,是对真善美的发现与褒扬,对假恶丑的识别与鞭挞,是针砭时弊,匡谬纠错,扬弃超越。决不是扭曲事实,妄想臆说,诡辩忽悠。

      创新出彩,可表现在各个方面,如词句、观点、方法、表述、结构、体裁风格、学派、理论体系,等等。动人春色不须多。一篇文章创新出彩、形成亮点之处,可能就一两个警句,几十个字;一部著作,做出贡献、被人称道引用的,可能就一两个独到的观点。有了它,就能使文章亮起来,让人开卷获益,爱不释手。

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